Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo que serve para definir uma ordem de prioridade para tarefas, dividindo-as de maneira visual em quatro categorias. A classificação é feita de acordo com a urgência e a importância.
Você sente ansiedade ao olhar para uma longa lista de afazeres? Conhece bem a sensação de não saber por onde começar?
Um dos motivos que explicam esses sentimentos é a falta de priorização. Nem tudo é urgente. Algumas atividades podem ser deixadas para mais tarde, outras podem ser repassadas. E há ainda aquelas que nem mesmo precisam ser feitas.
É para ajudar a definir o que cabe em cada uma dessas categorias que serve a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta de gestão de tempo que pode ajudar profissionais de diferentes níveis a terem mais foco e produtividade.
Continue a leitura para descobrir o que é e como funciona!
O que é Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo que usa os princípios de importância e urgência para definir quais tarefas devem ser feitas imediatamente, quais devem ser deixadas para depois, quais podem ser delegadas e quais podem ser descartadas.
O método é derivado de uma frase atribuída ao ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que teria dito: “tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”.
A matriz de fato, no entanto, não foi criada pelo ex-presidente, mas sim pelo escritor norte-americano Stephen Covey, que a descreveu em seu livro Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
A ideia da Matriz de Eisenhower é simples: consiste em dividir as tarefas em quatro categorias, que devem ser organizadas de maneira visual, como na imagem abaixo. Você pode, aliás, usar o template para preencher e experimentar o método!
Clique na imagem para ampliar e baixar a Matriz de Einsenhower para preencher
Entenda cada um dos quadrantes:
1. Importante e urgente
No primeiro quadrante, estão aquelas atividades que devem ser resolvidas imediatamente por você. Além da urgência, elas também são importantes, ou seja, podem afetar suas metas no longo prazo. Por isso, não podem ser postergadas nem repassadas para outra pessoa.
2. Importante, mas não urgente
São as atividades que não podem ser delegadas, mas podem ser agendadas para mais tarde, como fazer um planejamento estratégico, por exemplo. É importante não procrastinar a realização dessas atividades, pois, caso sejam deixadas para a última hora, podem ir para o primeiro quadrante.
3. Urgente, mas não importante
São tarefas que precisam ser feitas logo, mas que não exigem o seu envolvimento. Elas podem ser delegadas para terceiros, pois não requerem habilidades específicas. Aqui estão incluídas, por exemplo, atividades operacionais.
4. Nem importante nem urgente
As tarefas nem importantes nem urgentes são aquelas que podem ser deixadas de lado, pois apenas atrapalham o atingimento das metas. Isso inclui reuniões que poderiam ser um email, checar a caixa de entrada ou as redes sociais com frequência, entre outros matadores de produtividade.
Você também pode combinar a Matriz de Eisenhower com outras técnicas de produtividade. Confira algumas no vídeo:
Importante ou urgente? Entenda a diferença
Na hora de usar a Matriz de Eisenhower, uma dúvida surge com frequência: afinal, como diferenciar o que é importante e o que é urgente?
Importantes são as atividades que têm relação com objetivos e metas, o que inclui planejamentos e relatórios mensais. Apesar de não exigirem atenção imediata, são essenciais no longo prazo. Por isso, é preciso se planejar para dar conta delas.
Uma tarefa urgente, por sua vez, é aquela que possui um prazo curto, como uma inscrição que se encerra amanhã. Elas exigem atenção imediata e, caso não sejam resolvidas logo, pode haver consequências.
Quais são as vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower?
Uma das principais vantagens da Matriz de Eisenhower é a facilidade de aplicação. Não é preciso adquirir ferramentas: é possível desenhá-la até mesmo no papel. Outro benefício é permitir que profissionais de diversos níveis melhorem a gestão de tempo, definindo prioridades de maneira clara e objetiva.
De modo geral, pode-se dizer que a ferramenta ajuda a reduzir a ansiedade, a desenvolver critérios, a focar no que de fato importa, a organizar tarefas e a aumentar a produtividade.
Por outro lado, a Matriz de Eisenhower também tem uma desvantagem, que é a dificuldade de determinar o grau de importância de maneira precisa. Além disso, nem sempre é possível lidar imediatamente com todas as atividades urgentes que surgem.
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